Terminasi adalah tahap akhir program CSR secara resmi setelah kegiatan utama selesai dan evaluasi akhir dilakukan. Pengakhiran tidak berarti memutus hubungan begitu saja, melainkan harus dikelola dengan baik untuk memastikan keberlanjutan manfaat serta meninggalkan kesan positif bagi penerima manfaat dan pemangku kepentingan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap terminasi antara lain:
1. Serah Terima Hasil Program
Jika program menghasilkan output fisik (misalnya bangunan, fasilitas, peralatan) atau lembaga (misal terbentuknya koperasi atau kelompok masyarakat), lakukan serah terima secara formal. Buat acara sederhana: perusahaan menyerahkan aset atau tanggung jawab pengelolaan kepada pihak lokal (bisa pemerintah desa, kelompok penerima). Buat Berita Acara Serah Terima ditandatangani kedua belah pihak, misalnya: "Pada tanggal sekian, PT XYZ menyerahkan 50 unit jamban sehat kepada Pemerintah Desa ABC untuk dimanfaatkan warga." Hal ini menegaskan bahwa program selesai dan aset kini milik/di bawah pengelolaan mereka.
2. Dokumentasi Penutupan
Dokumentasikan kondisi akhir program, ambil foto-foto setelah selesai kegiatan sebagai arsip dan pembanding dengan sebelum kegiatan. Selain itu lengkapi dengan testimoni peserta tentang kesan mereka diakhir program. Misalnya seorang ibu berkata: "Dulu kami mesti jalan 2 km cari air, sekarang sumur bor CSR memudahkan hidup kami." Ini baik di-capture untuk menunjukkan perubahan nyata.
3. Ucapan Terima Kasih dan Penghargaan
Berikan apresiasi kepada semua pihak yang telah berkontribusi, diantaranya kepada masyarakat dan tokoh lokal yang aktif, berikan piagam penghargaan atau surat terima kasih. Kepada tim pelaksana (volunteer karyawan, LSM mitra, fasilitator), beri sertifikat atau sekadar acara ramah tamah penutupan. Rasa dihargai ini penting untuk relasi jangka panjang, dan memotivasi partisipasi di inisiatif mendatang.
4. Penyampaian Hasil Program kepada Masyarakat
Sampaikan ringkasan hasil program kepada warga dalam bahasa sederhana. Contoh: dalam pertemuan warga, tim CSR memaparkan: "Dari program kita ini, kita berhasil melatih 30 pemuda, 25 di antaranya sudah bekerja/buka usaha, pendapatan rata2 naik 40%. Ini berkat usaha keras bapak/ibu juga." Transparansi hasil membuat masyarakat menyadari pencapaian (atau bahkan kekurangan) dan menumbuhkan tanggung jawab melanjutkan hasil program.
5. Keberlanjutan Lokal (Exit Strategy)
Pastikan mekanisme keberlanjutan dijalankan, jika sudah dibentuk kelompok atau kader, ingatkan peran mereka pasca program, misalnya "Posyandu ini sekarang kita serah terimakan ke kader, tolong tetap berjalan tiap bulan ya, kami percaya ibu-ibu bisa melanjutkan dengan lebih baik." Boleh fasilitasi pembuatan rencana kerja komunitas ke depan tanpa pendampingan. Juga hubungkan mereka dengan instansi terkait untuk dukungan lanjutan. Misal petani diarahkan ke penyuluh pertanian setempat selanjutnya.
6. Merayakan Keberhasilan (jika appropriate)
Kadang perlu selebrasi kecil, semacam syukuran, untuk merayakan capaian. Ini membangun moral boost bahwa usaha bersama membuahkan hasil. Misalnya panen raya pertama pasca program diperingati dengan acara makan bersama hasil panen. Hal ini simbolik menanam kenangan indah soal program.
7. Penutupan Administrasi
Dari sisi internal, termination berarti menutup administrasi: tutup buku keuangan program (pastikan semua invoice selesai, sisa dana dikembalikan atau dialokasikan sesuai aturan), arsipkan semua dokumen ke repository. Jika program melibatkan MoU yang kadaluarsa, catat tanggal berakhirnya dan pastikan kewajiban sudah ditunaikan. Buat laporan akhir final disetujui manajemen. Juga, jika ada reward bagi tim (misalnya volunteer internal), bisa diberikan diakhir ini.
8. Evaluasi Internal
Setelah program ditutup, internal tim CSR sebaiknya mengadakan post-mortem meeting. Diskusikan apa saja pelajaran dari program, kendala internal, hal yang bisa ditingkatkan untuk penyempurnaan penyelenggaraan selanjutnya. Hal Ini untuk memperbaiki manajemen program mendatang. Juga memberi kesempatan tim melepas kejenuhan, serta saling mengapresiasi kinerja.
9. Publikasi Akhir (Bila Perlu)
Dapat dipertimbangkan untuk membuat rilis berita atau media coverage penutupan program. Misal, "PT XYZ sukses tingkatkan produktivitas tani di Desa ABC sebesar 50% selama program Tahun 2023". Tentu, framing-nya jangan sombong tapi informatif. Libatkan kutipan tokoh lokal: "Kepala Desa ABC menyampaikan terima kasih ...". Publikasi akhir ini berguna memperlihatkan akuntabilitas kepada masyarakat.
10. Catatan untuk Program Lanjutan (Aftercare Planning)
Terkadang meski program formal selesai, perusahaan dapat memutuskan memberi aftercare (tindak lanjut ringan). Hal ini dibahas pada bagian 6.6, tapi relevan di termination untuk memikirkan: Apakah perlu kunjungan monitoring 3 (tiga) bulan pasca? Apakah perlu call check-in dengan ketua kelompok bulan depan? Termination bukan berarti lepas tangan total, terutama jika program berpotensi berkembang. Buat minimal plan untuk aftercare meski kecil.
11. Tutup dengan Komitmen Moral
Walau program telah selesai, sampaikan komitmen moral bahwa perusahaan tetap merupakan bagian dari komunitas, misalnya menyampaikan: "Kami pamit, tapi PT XYZ tetap peduli Desa ABC. Di masa depan bila ada kesempatan, kami siap bersinergi kembali", sikap seperti Ini meninggalkan goodwill, namun hati-hati jangan mengungkapkan janji spesifik (nanti tahun depan kami pasti buat program lagi) kalau belum ada kepastian dalam perencanaan.
Sebagai ilustrasi, misalkan program pembangunan taman bacaan desa: Saat termination, diadakan acara peresmian taman bacaan, dihadiri direksi perusahaan, pemerintah desa, warga. Anak-anak menampilkan tarian sebagai ucapan terima kasih. Direksi memotong pita, menyerahkan kunci perpustakaan ke kepala desa. Piagam penghargaan diberikan ke relawan pengajar. Lalu direksi menyampaikan: "Program literasi ini kami tutup, kedepan dikelola karang taruna. Kami percaya adik-adik akan rajin memanfaatkan. Suatu saat, kami berharap mendengar kabar baik, misal ada yang juara karena rajin baca di taman bacaan ini." Ada tumpeng makan bersama. Selesai acara, tim CSR berpamitan ke warga.
Momen perpisahan yang baik menutup program dengan manis, menghindari kesan "habis manis sepah dibuang". Ini menjaga hubungan bila perusahaan tetap ada di wilayah tersebut. Apalagi bagi perusahaan yang beroperasi jangka panjang didaerah, menutup program sebetulnya bukan perpisahan permanen, melainkan siklus program itu saja yang rampung.
Selalu ingat, target akhirnya adalah kemandirian komunitas. Termination yang ideal adalah ketika komunitas bisa melanjutkan tanpa ketergantungan lagi pada perusahaan untuk hal tersebut. Jika itu tercapai, maka program benar-benar sukses.
